Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Gerold Wollmershäuser
Softwareentwicklung
Kirchbergring 127
97999 Igersheim
E-Mail: info@workki.de
Website: www.workki.de

Datenschutzkontakt: info@workki.de

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, der Dokumenten-KI, zur Vertragsabwicklung, zur Kommunikation oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

3. Hosting und Serverprotokolle

Diese Website und die Dokumenten-KI werden auf Servern der folgenden Anbieterin betrieben:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland
Serverstandort: Deutschland

Beim Aufruf und bei der Nutzung der Website oder Anwendung können insbesondere folgende technisch erforderliche Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Adresse und Inhalte,
• übertragene Datenmenge,
• Browser- und Geräteinformationen sowie
• technische Fehler- und Sicherheitsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website und Anwendung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit die Nutzung zur Durchführung eines Vertrags erforderlich ist, beruht die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich ist. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall untersucht werden muss oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

Hetzner wird als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Hetzner.

4. Kundenkonto und Vertragsdaten

Bei der Einrichtung und Nutzung eines Kundenkontos können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und geschäftliche Kontaktdaten,
• Unternehmen und Funktion,
• Benutzer- und Zugangsdaten,
• Vertrags-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten sowie
• Support- und Kommunikationsinhalte.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern eines Unternehmens kann sie außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Abrechnungs- und Vertragsdaten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

5. Verarbeitung hochgeladener Dokumente

Die Dokumenten-KI verarbeitet hochgeladene Rechnungen, Angebote und vergleichbare Geschäftsdokumente zur automatisierten Texterkennung, Strukturierung, Analyse und Erstellung von Auswertungen.

Der Kunde ist grundsätzlich für die Rechtmäßigkeit der hochgeladenen Daten verantwortlich. Soweit wir personenbezogene Daten aus Kundendokumenten im Auftrag verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden. Hierfür wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

Mögliche Datenkategorien sind:

• Namen und Kontaktdaten,
• Rechnungs- und Vertragsdaten,
• Bankverbindungen,
• Steuerinformationen,
• Liefer- und Leistungsdaten sowie
• sonstige Inhalte der hochgeladenen Dokumente.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten sollen nicht hochgeladen werden, sofern deren Verarbeitung nicht ausdrücklich vereinbart und rechtlich zulässig ist.

Hochgeladene Dokumente und technisch erforderliche lokale Arbeitskopien werden nach Abschluss oder Abbruch des jeweiligen Analysevorgangs gelöscht und nicht dauerhaft in der Anwendung gespeichert.

6. Dokumentenanalyse mit Mistral AI

Zur technischen Analyse der hochgeladenen Dokumente nutzen wir Dienste der Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Die Dokumente werden verschlüsselt an Mistral AI übertragen und dort zur Texterkennung, Strukturierung, Auswertung und Erstellung des Prüfergebnisses verarbeitet.

Hierbei können die in Abschnitt 5 genannten Datenkategorien verarbeitet werden. Die Übermittlung erfolgt nur, soweit sie zur Durchführung der vom Kunden beauftragten Dokumentenanalyse erforderlich ist. Soweit wir die Dokumente im Auftrag eines Kunden verarbeiten, wird Mistral AI als Unterauftragsverarbeiter eingesetzt.

In unserer Anwendung werden die Dokumente nur vorübergehend verarbeitet. Lokale Arbeitskopien werden nach Abschluss oder Abbruch der Analyse gelöscht und nicht dauerhaft in unserer Anwendungsdatenbank gespeichert. Soweit für die Verarbeitung eine Mistral-Dateifunktion verwendet wird, veranlasst die Anwendung die Löschung der dort hochgeladenen Datei unmittelbar nach der Texterkennung. Eine gegebenenfalls darüber hinausgehende Verarbeitung oder Aufbewahrung durch Mistral AI richtet sich nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und den im verwendeten API-Konto aktivierten Datenschutz- und Löschoptionen.

Für das für die Anwendung genutzte API-Konto ist die Verwendung übermittelter Dokumente und Analyseinhalte zum Training der Modelle deaktiviert. Wir verwenden hochgeladene Dokumente auch nicht zum Training eigener KI-Modelle.

Die Daten werden nach Angaben von Mistral AI standardmäßig in der Europäischen Union gehostet. Abhängig von eingesetzten Funktionen und Unterauftragsverarbeitern kann eine vorübergehende Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union nicht ausgeschlossen werden. Mistral AI gibt an, hierfür geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, einzusetzen.

Einzelheiten ergeben sich aus dem Data Processing Addendum von Mistral AI, den dort genannten Unterauftragsverarbeitern und den für das API-Konto festgelegten Datenschutzoptionen.

7. Speicher- und Löschfristen

Für die Anwendung gelten folgende Grundsätze:

• Hochgeladene Dokumente und lokale Arbeitskopien werden nach Abschluss oder Abbruch des Analysevorgangs gelöscht.
• Analyseergebnisse und erzeugte PDF-Berichte werden nicht dauerhaft auf dem Anwendungsserver gespeichert. Vom Kunden heruntergeladene Dateien befinden sich ausschließlich in dessen Verantwortungsbereich.
• Kundenkonto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten werden für die Vertragsdauer und anschließend entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
• Technische Sitzungsdaten werden nach Ablauf oder Beendigung der Sitzung gelöscht, soweit keine sicherheitsbedingte Aufbewahrung erforderlich ist.

Verarbeitungen durch externe Dienstleister richten sich ergänzend nach den mit ihnen vereinbarten Datenschutz- und Löschregelungen.

8. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien, soweit diese für Anmeldung, Sicherheit und Bereitstellung der Anwendung erforderlich sind.

Optionale Analyse- oder Marketingtechnologien werden nur nach vorheriger Einwilligung eingesetzt. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden.

Eingesetzte optionale Analyse- oder Marketingdienste: keine

9. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten können insbesondere an folgende Empfänger übermittelt werden:

• Hosting- und IT-Dienstleister,
• KI- und OCR-Dienstleister,
• Zahlungs- und Abrechnungsdienstleister,
• Supportdienstleister sowie
• Behörden oder Berater, soweit eine rechtliche Verpflichtung besteht.

Eine Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, beispielsweise aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

11. Automatisierte Entscheidungen

Die Dokumenten-KI erstellt automatisierte Analysen und Hinweise. Sie ist nicht dafür vorgesehen, ohne menschliche Prüfung Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung zu treffen.

12. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft,
• Berichtigung,
• Löschung,
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerspruch und
• Widerruf einer Einwilligung.

Anfragen können an info@workki.de gerichtet werden.

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Für unseren Unternehmenssitz ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Website: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Das Recht, sich an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, bleibt unberührt.

13. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich gesetzliche Anforderungen oder die tatsächliche Datenverarbeitung ändern.